Будь то предложения, контракты или электронные таблицы, создание документов является ключевой бизнес-функцией.
Но воссоздание этих документов для каждого клиента или проекта требует много времени и затрат, не говоря уже о подверженности ошибкам и непоследовательности.
В этом посте мы покажем вам, почему имеет смысл создавать https://shablony.by шаблоны документов, которые вы можете использовать снова и снова, просто немного настроив.
Давайте начнем!
Что такое шаблоны?
Шаблоны — это готовые файлы многократного использования, которые служат отправной точкой для создания нового документа.
Они уже отформатированы в соответствии со стандартными требованиями вашей организации к каждому типу документов, таким как юридический контракт или коммерческое предложение.
Идея в том, что вам не нужно начинать с нуля каждый раз, когда вам нужно написать предложение о консультациях или контракт на обслуживание.
Вы можете основывать свою работу на уже имеющемся стандартном макете, настраивая шаблон там, где это уместно, но сохраняя необходимую информацию и общую тему.
Шаблоны содержат либо предварительно написанный текст, применимый к каждому варианту использования, либо текст-заполнитель, либо пустые поля, указывающие, куда следует ввести определенную информацию.
Некоторые шаблоны требуют лишь незначительных изменений, таких как добавление имени пользователя и контактных данных на визитную карточку компании.
С другой стороны, если вы готовите новую брошюру о продукте, вы можете изменить каждый элемент, кроме общего стиля.
Большинство известных программ для создания документов включают в себя готовые шаблоны, а также позволяют настраивать собственные версии.
Будь то документы Word, Google Sheets или файлы PandaDoc, вы можете создать и сохранить набор шаблонов для дальнейшего использования.
Зачем использовать шаблоны?
Если ваша компания регулярно выпускает документы для внутреннего или внешнего использования, стоит использовать шаблоны. Вот некоторые из основных причин, почему:
1. Экономит время
Одним из преимуществ шаблонов является то, что они экономят ваше время. Вместо того, чтобы начинать все сначала с пустого документа и каждый раз вводить одну и ту же информацию, вы можете открыть предварительно созданный шаблон и быстро обновить его, внеся необходимые изменения.
Можно даже использовать автоматизированные шаблоны, в которых персонализированная информация автоматически извлекается из вашей CRM или других систем.
Ускоренное создание документов ускоряет процесс подписания контрактов или получения одобрения для бизнес-плана.
Кроме того, шаблоны помогают сотрудникам быть более продуктивными.
Сокращая время, затрачиваемое на бесконечное копирование документов, они могут сосредоточиться на других, более полезных задачах.
2. Снижает затраты
Экономия времени, которая достигается за счет более упорядоченного рабочего процесса, также приводит к экономии средств для вашего бизнеса.
Используя шаблоны, сотрудники могут выполнять больше за меньшее время, и вы даже можете обойтись меньшим количеством сотрудников в периоды затишья.
Поскольку шаблоны помогают уменьшить количество ошибок, менее вероятно, что вашим документам придется перемещаться туда и обратно, прежде чем они будут подписаны клиентом или внутренним отделом.
Чем быстрее вы отправите счет или завершите выгодную сделку, тем скорее деньги поступят на ваш счет.
3. Опережайте конкурентов
Хотя шаблоны приносят много преимуществ, не все компании их используют.
Поступая таким образом, вы сразу получаете преимущество перед конкурентами, которые создают документы с нуля.
С одной стороны, экономия времени и затрат означает, что вы можете тратить больше на маркетинг и разработку продукта.
Ваше предложение будет первым, которое поступит в почтовый ящик потенциального клиента, и оно будет содержать всю необходимую информацию.
Это также будет выглядеть великолепно, гарантируя, что ваш бизнес будет выглядеть профессионально и выделяться из толпы.
Это потому, что, поскольку базовый формат уже существует, вы можете больше сосредоточиться на содержимом.
4. Последовательный брендинг
Фирменный стиль чрезвычайно важен для вашей компании, а шаблоны помогают вам достичь согласованности.
Стандартизируя свои документы, вы можете убедиться, что все создаваемые вами контракты, счета-фактуры и предложения имеют схожий внешний вид — тот, который сразу ассоциируется с вашим брендом.
Вы можете настроить шаблоны в соответствии с существующим материалом, добавить свой логотип и использовать корпоративную цветовую схему и шрифт.
Нет риска, что кто-то использует старую версию логотипа или выберет шрифт, который не соответствует характеру вашего бренда.
5. Улучшайте отношения с клиентами
Помимо стандартизации способов общения с клиентами, тщательно подготовленные документы создают отличное впечатление о вашей компании.
Плохой дизайн и недостающая информация могут привести к путанице, задержкам и потерянным сделкам, но шаблоны решают эти потенциальные проблемы.
Скорость использования шаблонов означает, что клиентам также не нужно ждать важных документов, а информация легко усваивается.
Если вы предлагаете электронные подписи, процесс становится еще более плавным.
Клиенты оценят профессиональное обслуживание и будут рады работать с вами снова, а также рекомендовать вас другим.
6. Повысьте вовлеченность сотрудников
Как мы упоминали, для сотрудников гораздо менее утомительно использовать готовый шаблон, чем вводить одну и ту же информацию в каждый новый документ.
Они будут уверены, что включена вся правильная информация, вместо того, чтобы беспокоиться о допущении ошибок.
Шаблоны позволяют людям с ограниченными навыками дизайна создавать привлекательные документы, что приносит пользу.
Повышение производительности помогает сотрудникам достигать своих целей, что приводит к повышению мотивации и вовлеченности.
7. Уменьшите количество ошибок
Поскольку нет необходимости перепечатывать информацию или вырезать и вставлять между документами, меньше риск ошибок или пропуска важной информации.
Это особенно важно для определенных типов файлов, таких как юридические документы, необходимые для открытия бизнеса.
Для этих шаблонов вы можете использовать текст, который уже был проверен экспертами-юристами.
То же самое относится к положениям и условиям в предложении или платежной информации в счете—фактуре — вы можете оставить их на месте для всех документов, изменив только личную информацию для каждого клиента.
Это сводит к минимуму необходимость проверки на ошибки.
8. Повышение гибкости
Хотя шаблоны содержат много стандартной информации, которая не меняется от документа к документу, они также предоставляют множество возможностей для настройки.
Большинство программ для создания документов позволяют настраивать свою коллекцию шаблонов, а также создавать новые пользовательские шаблоны.
Например, вы можете добавлять визуальные элементы из встроенной библиотеки контента или использовать свои собственные ресурсы.
У вас будет больше времени для работы с визуальными элементами, поскольку основная структура документа уже создана.